Mã thông quan cá nhân Hàn Quốc là gì? Cách đăng ký, tra cứu và xử lý khi bị sai
Khi gửi hàng từ Việt Nam sang Hàn Quốc, một trong những thông tin thường khiến người nhận gặp vướng mắc nhất là mã thông quan cá nhân Hàn Quốc. Nhiều trường hợp hàng đã đến Hàn nhưng chưa thể thông quan vì mã không đúng, tên người nhận không khớp hoặc thông tin đăng ký đã thay đổi.
Vậy mã thông quan cá nhân là gì, có bắt buộc hay không và khi hàng bị giữ do sai mã thì xử lý thế nào? Thế Phong Logistics sẽ giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mã thông quan cá nhân Hàn Quốc là gì?
Mã thông quan cá nhân Hàn Quốc có tên tiếng Hàn là:
개인통관고유부호
Tên tiếng Anh thường dùng là:
Personal Customs Clearance Code – PCC
Đây là mã định danh do Korea Customs Service – Hải quan Hàn Quốc cấp để sử dụng khi làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu cho cá nhân.
Theo Korea Customs Service, hệ thống này được xây dựng để người dân có thể sử dụng một mã riêng thay cho số đăng ký cư trú khi khai báo hàng nhập khẩu, qua đó hạn chế việc lộ thông tin cá nhân.
Mã thường có dạng:
P + 12 chữ số
Ví dụ:
P123456789012
Mỗi cá nhân sử dụng mã của chính mình khi nhận các kiện hàng nhập khẩu thuộc trường hợp cần khai báo hải quan.
Mã thông quan cá nhân dùng để làm gì?
Khi hàng từ Việt Nam đến Hàn Quốc, hãng vận chuyển hoặc đại lý khai quan có thể cần các thông tin của người nhận để thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Thông thường những thông tin quan trọng gồm:
Tên người nhận + số điện thoại + mã thông quan cá nhân
Mã PCC giúp Hải quan Hàn Quốc xác định chính xác người đứng tên nhập khẩu kiện hàng.
Đặc biệt với hàng thương mại điện tử nhập khẩu bởi người nước ngoài tại Hàn Quốc, Korea Customs Service hiện hướng dẫn sử dụng Personal Customs Clearance Code, thay vì nhập số hộ chiếu hoặc số đăng ký người nước ngoài trong trường hợp thuộc quy trình này.
Người Việt Nam đang sống tại Hàn Quốc có đăng ký được không?
Có.
Người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Hàn Quốc có thể đăng ký mã thông quan cá nhân nếu đáp ứng yêu cầu xác thực.
Tùy trường hợp, việc đăng ký trực tuyến có thể cần thông tin cư trú và phương thức xác thực đứng tên chính chủ. Korea Customs Service cũng có hướng dẫn cho người nước ngoài về việc cấp PCC.
Điều quan trọng là:
Tên đăng ký mã phải thống nhất với thông tin người nhận khai trên kiện hàng.
Đây cũng là nguyên nhân gây lỗi thông quan mà Thế Phong Logistics gặp khá thường xuyên trong thực tế.
Cách đăng ký mã thông quan cá nhân Hàn Quốc
Hiện nay có thể đăng ký trực tuyến thông qua hệ thống điện tử của Korea Customs Service.
Trên cổng thương mại điện tử mới của Hải quan Hàn Quốc hiện có mục:
개인통관고유부호 신규 발급
nghĩa là:
Cấp mới mã thông quan cá nhân.
Ngoài cấp mới, hệ thống còn có các chức năng:
- Tra cứu mã và thay đổi thông tin
- Kiểm tra lịch sử thông quan
- Báo cáo trường hợp mã bị sử dụng trái phép
- Gia hạn hiệu lực mã
Các chức năng này đang được cung cấp trực tiếp trên cổng thương mại điện tử của Korea Customs Service.
Bạn có thể truy cập cổng chính thức tại:
Cổng thương mại điện tử Hải quan Hàn Quốc
Khi đăng ký, người dùng làm theo hướng dẫn xác thực trên hệ thống và khai chính xác thông tin cá nhân.
Cách tra cứu lại mã thông quan cá nhân
Nếu trước đây đã đăng ký nhưng quên mã, không nên đăng ký bừa một mã khác.
Trên cổng Hải quan Hàn Quốc có mục:
개인통관고유부호 조회/정보변경
nghĩa là:
Tra cứu mã thông quan cá nhân / thay đổi thông tin.
Sau khi xác minh danh tính, người dùng có thể kiểm tra lại PCC đang sử dụng và cập nhật thông tin nếu cần.
Đây là cách nên làm khi khách nói:
“Em có mã rồi nhưng không nhớ.”
hoặc:
“Trước đây em đã từng mua hàng nước ngoài nhưng giờ không biết mã ở đâu.”
Vì sao có mã rồi mà hàng vẫn bị giữ thông quan?
Đây là phần rất quan trọng.
Có mã thông quan cá nhân không đồng nghĩa kiện hàng chắc chắn sẽ thông quan ngay.
Một số lỗi phổ biến gồm:
1. Tên người nhận không khớp với mã thông quan
Ví dụ:
Mã PCC đăng ký dưới tên:
LE XUAN TAM
nhưng kiện hàng khai:
LE TAM
hoặc:
XUAN TAM LE
Tùy hệ thống kiểm tra và dữ liệu khai báo, sự không thống nhất có thể khiến hồ sơ cần được xác minh lại.
Khi gửi hàng, nên dùng đúng tên đã đăng ký với mã thông quan, hạn chế tự ý viết tắt.
2. Nhập sai một số trong mã PCC
Mã PCC có nhiều chữ số nên chỉ cần nhập sai một ký tự cũng có thể khiến việc xác minh thất bại.
Trước khi gửi, nên kiểm tra lại toàn bộ mã.
3. Dùng mã của người khác
Không nên lấy mã của bạn bè, người thân hoặc một người khác để khai cho kiện hàng đứng tên mình.
Mã PCC là mã định danh cá nhân phục vụ khai báo nhập khẩu.
4. Số điện thoại hoặc thông tin đăng ký đã thay đổi
Trong một số trường hợp, người nhận đã đổi thông tin cá nhân nhưng chưa cập nhật trên hệ thống.
Nếu đại lý khai quan báo thông tin không khớp, nên tra cứu lại PCC và kiểm tra thông tin đã đăng ký.
5. Mã cần được cập nhật hoặc gia hạn
Cổng thương mại điện tử của Korea Customs Service hiện có riêng chức năng gia hạn hiệu lực mã thông quan cá nhân, vì vậy người dùng nên kiểm tra trạng thái mã nếu hệ thống báo lỗi.
Hàng bị giữ vì sai mã thông quan phải làm gì?
Nếu hàng đã đến Hàn Quốc nhưng nhận được tin nhắn yêu cầu bổ sung:
개인통관고유부호
thì chưa có nghĩa hàng bị tịch thu hoặc bị trả về Việt Nam.
Thông thường người nhận cần:
Bước 1: Kiểm tra lại mã thông quan cá nhân.
Bước 2: Kiểm tra tên đăng ký của mã.
Bước 3: Đối chiếu với tên người nhận trên kiện hàng.
Bước 4: Cung cấp lại thông tin đúng cho đơn vị khai quan.
Bước 5: Chờ hệ thống Hải quan xử lý lại hồ sơ.
Nếu thông tin đã chính xác và mặt hàng không phát sinh vấn đề khác, quy trình thông quan sẽ tiếp tục.
Đây cũng là lý do người gửi nên chuẩn bị PCC trước khi hàng tới Hàn, thay vì đến lúc đại lý khai quan yêu cầu mới bắt đầu tìm mã.
Mã thông quan đúng nhưng hàng vẫn chưa thông quan thì sao?
PCC chỉ là một phần của thủ tục nhập khẩu.
Một kiện hàng vẫn có thể cần kiểm tra thêm vì:
- Loại hàng hóa
- Số lượng
- Giá trị
- Thành phần sản phẩm
- Quy định kiểm dịch
- Yêu cầu giấy phép
- Hàng thuộc nhóm hạn chế nhập khẩu
- Thông tin khai báo chưa đầy đủ
Do đó, nếu mã thông quan đã đúng nhưng kiện vẫn đang chờ, cần kiểm tra lý do cụ thể mà đơn vị khai quan hoặc Hải quan Hàn Quốc đưa ra.
Không nên mặc định rằng cứ có PCC là mọi loại hàng đều được nhập vào Hàn Quốc.
Có nên gửi mã thông quan cá nhân cho đơn vị vận chuyển không?
Nếu đơn vị vận chuyển cần mã để phục vụ đúng thủ tục khai báo nhập khẩu thì người nhận có thể cần cung cấp.
Tuy nhiên, PCC là thông tin định danh liên quan đến hoạt động nhập khẩu cá nhân, vì vậy không nên đăng công khai trên Facebook, Zalo group hoặc các nền tảng công cộng.
Chỉ nên cung cấp cho đơn vị có liên quan trực tiếp đến việc vận chuyển và khai quan kiện hàng.
Korea Customs Service hiện cũng có chức năng báo cáo trường hợp mã PCC bị sử dụng trái phép, cho thấy người dùng nên quản lý mã này cẩn thận.
Một số câu hỏi thường gặp
Một người có thể dùng mã thông quan của người khác không?
Không nên. Mã PCC được cấp để định danh cá nhân khi làm thủ tục nhập khẩu.
Thông tin người nhận và người đứng tên PCC nên thống nhất.
Quên mã thông quan thì có phải đăng ký lại không?
Không nhất thiết.
Người dùng có thể sử dụng chức năng tra cứu mã thông quan cá nhân trên hệ thống Korea Customs Service.
Mã thông quan cá nhân có phải mã vận đơn không?
Không.
Mã vận đơn dùng để theo dõi hành trình kiện hàng.
Mã thông quan cá nhân dùng để xác định người nhập khẩu cá nhân khi làm thủ tục hải quan.
Đây là hai loại mã hoàn toàn khác nhau.
Có mã thông quan thì hàng chắc chắn được nhập vào Hàn Quốc không?
Không.
Mã PCC chỉ giải quyết phần xác định người nhận/người nhập khẩu. Hàng hóa vẫn phải đáp ứng các quy định nhập khẩu, kiểm dịch và các yêu cầu khác của Hàn Quốc.
Kinh nghiệm khi gửi hàng từ Việt Nam sang Hàn Quốc
Để hạn chế tình trạng hàng đến Hàn rồi mới phát sinh lỗi thông quan, người gửi nên chuẩn bị trước:
Tên người nhận đầy đủ – số điện thoại tại Hàn Quốc – địa chỉ nhận – mã thông quan cá nhân – thông tin chính xác về hàng hóa.
Đặc biệt với những kiện có thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, sản phẩm động thực vật hoặc hàng có thành phần đặc biệt, nên kiểm tra trước khả năng nhập khẩu.
Thế Phong Logistics hỗ trợ khách kiểm tra thông tin trước khi gửi, theo dõi hành trình và hỗ trợ xử lý khi phát sinh yêu cầu bổ sung thông tin trong quá trình vận chuyển Việt Nam – Hàn Quốc.
Nếu bạn đang có hàng cần gửi, có thể tham khảo thêm dịch vụ gửi hàng từ Việt Nam sang Hàn Quốc của Thế Phong Logistics.
📞 Liên hệ tư vấn Call / Zalo: 0941.112.501
🌐 Email: thephonglogistics@gmail.com
📍 Kho hàng: Seoul • Hà Nội • Đà Nẵng • TP. Hồ Chí Minh • Cần Thơ
